學院檔案管理制度
發布時間: 2012-03-08 瀏覽次數: 1028

為進一步加強我院檔案管理工作,提高學院檔案管理水平,充分發揮檔案作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和《高等學校檔案管理辦法》,制訂本制度。

檔案管理人員崗位職責

一、檔案管理人員應認真學習貫徹執行《檔案法》,忠于職守,愛崗敬業,遵守紀律,具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

二、嚴格執行公文處理和檔案工作各項規章制度,及時做好檔案的收集、整理工作,把好質量關,不斷提高管理水平。

三、積極做好檔案的提供利用工作,編制好檔案檢索工具,主動配合各部門工作,為學院各項工作服務,并做好對外服務工作。

四、做好檔案的日常管理和保護工作,定期檢查檔案并做好檢查記錄,發現問題及時向分管領導匯報,采取切實有效措施,以確保檔案安全。

五、負責起草本單位的檔案管理制度,督促貫徹執行。

六、檔案管理人員調離工作崗位時,應積極主動地搞好移交準備工作;在辦公室負責人的監督下完成交接工作后,方可離崗。

檔案歸檔制度

一、歸檔范圍

凡當年工作活動中形成的、具有保存價值的各種門類、載體的文件材料,均屬歸檔范圍,由各業務部門立卷,檔案室統一保管。

二、歸檔時間

凡屬歸檔范圍的文件材料,行政部門應于次年6月前移交至檔案室,業務部門于次年寒假前移交至檔案室,課題檔案、基建檔案在項目驗收后二個月內歸檔。

三、歸檔要求

1、各部門必須按照立卷歸檔的范圍,對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。將應歸檔的文件材料收集齊全、完整,及時移交檔案室,任何部門和個人不得私自占有和擅自處理。

文件材料的歸檔范圍是:黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等十一類。

2、凡歸檔的文件材料,必須做到齊全完整、紙質優良、字體工整、圖表清晰、數據準確、責任者明確,使用標準的書寫工具。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

3、歸檔的文件材料,應保持其歷史聯系,正確區分保存價值,科學地分類立卷和編目,排列有序。

4、案卷標題應簡明確切,注明保管期限,便于保管利用。

5、裝訂卷宗要拆除卷內金屬物,注意不同種類檔案的裝訂要求。裝訂要結實、整齊、美觀。

6、移交案卷時必須編制移交目錄,交接雙方根據移交目錄清點核對并履行簽字手續。

 

文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表

 

第一條  為便于學院各部門、系部正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映學院主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》,《普通高等學院檔案管理辦法》制定本規定。

第二條  本規定中的文件材料是指學院在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條  文件材料歸檔范圍是:

反映本學院主要職能活動和基本歷史面貌的,對本學院工作、建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;

本學院需要貫徹執行的上級學院、同級學院的文件材料;下級學院報送的重要文件材料;

其他對本學院工作具有查考價值的文件材料。

第四條  文件材料不歸檔范圍是:

上級學院的文件材料中,普發性不需本學院辦理的文件材料,任免、獎懲非本學院工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

本學院文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次院對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,學院內部互相抄送的文件材料,本學院負責人兼任外單位職務形成的與本學院無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;

同級兄弟學院的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

下屬單位的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。

第五條  凡屬學院歸檔范圍的文件材料,必須按規定向學院檔案部門移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條  學院文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條  永久保管的文書檔案主要包括:

本學院制定的政策性文件材料;

本學院召開的重要會議、舉辦重大活動中形成的主要文件材料;

本學院職能活動中形成的重要業務文件材料;

本學院關于重要問題的請示與上級學院的批復、批示,重要的報告、總結、綜合統計報表等;

本學院機構演變、人事任免等文件材料;

本學院房屋買賣、土地征用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;

上級部門制發的屬于本學院主管業務的重要文件材料;

同級學院、下級學院關于重要業務問題的來函、請示與本學院的復函、批復等文件材料。

第八條  定期保管的文書檔案主要包括:

學院職能活動中形成的一般性業務文件材料;

學院召開會議、舉辦活動中形成的一般性文件材料;

本學院人事管理工作形成的一般性文件材料;

本學院一般性事務管理文件材料;

本學院關于一般性問題的請示與上級部門的批復、批示,一般性工作報告、總結、統計報表等;

上級部門制發的屬于本學院主管業務的一般性文件材料;

上級部門和同級部門制發的非本學院主管業務但要貫徹執行的文件材料;

同級單位、下屬單位關于一般性業務問題的來函、請示與本學院的復函、批復等文件材料;下屬單位報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

第九條  學院形成的人事、教學、基建、會計、科研及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定執行。

第十條  學院對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

學院應歸檔紙質文件材料中,有文件發文稿紙、文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條  學院聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦部門歸檔,其他部門將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條  各部門應根據本規定,結合本部門職能和各部門工作實際,編制本部門的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經學院檔案部門審查同意后執行。

第十三條  本規定自發布之日起執行。

:文書檔案保管期限表

文書檔案保管期限表

一、黨群類

1 院級黨代會、工會、共青團代表大會的文件材料

1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料                           永久

1.2 大會發言,代表建議和意見、議案及答復、辦理結果,簡報、快報                                 永久

1.3 重要的賀信、賀電,籌備工作、選舉過程中形成的文件,小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料                                             30

1.4 討論未通過的文件                       10

2 各黨總支、團總支、分工會的會議文件材料   10

3 學院黨委會議紀要、會議記錄               永久

4 黨群工作活動中形成的文件材料

4.1 重要的

4.1.1 工作報告、計劃、總結,換屆選舉結果   永久

4.1.2 重要專項活動的報告、總結等           永久

4.1.3 黨、團員、工會會員名冊,批準加入黨團、工會組織的文件材料                                 永久

4.1.4 情況反映、工作簡報                   10

4.2 紀檢、監察工作中形成的材料

4.2.1 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料

4.2.1.1 重要的                             永久

4.2.1.2 一般的                             30

4.2.2 本學院處理人民來信來訪的文件材料

4.2.2.1 有領導重要批示和處理結果的         永久

4.2.2.2 其他有處理結果的                   30

二、行政類

5行政辦公會議紀要、會議記錄                永久

5.1 學院召開的工作會議、專題會議文件材料

5.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要                          永久

5.1.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

                                           30

6 聯合召開會議的文件材料

6.1 學院主辦的

6.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要                         永久

6.1.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

                                        30

6.2 學院協辦的

6.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本           30

6.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本                                     10

7上級領導檢查、視察本地區、本學院工作時形成的文件材料

7.1 重要的                                 永久

7.2 一般的                                 30

7.3 學院工作匯報材料                       30

8 學院編寫的文件材料

8.1.1 大事記、組織沿革等                   永久

8.1.2 簡報、情況反映、工作信息等           10

8.2 計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料

8.2.1 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料  永久

8.2.2 年度以下的計劃、總結、統計材料        30

8.2.3重要職能活動的總結、重要專題的調研材料

永久

8.2.4 一般活動的總結、調研材料             10

8.3 出國或出境訪問考察、參加國際會議,接待來訪等外事活動形成的文件材料

8.3.1 發表的公報,簽訂的協議、協定、備忘錄,重要的會談記錄、紀要等                             永久

8.3.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記錄                                         30

9 本學院機構編制、干部人事、保衛、安全、衛生、信訪工作文件材料

9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料                           永久

9.2 人事工作制度、規定、辦法等文件         30

9.3 院級人事任免文件                       永久

9.4 先進集體、勞動模范、先進工作者的文件材料

9.4.1 受縣級(含)以上表彰、獎勵的         永久

9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的               30

9.5 對本學院有關人員的處分材料

9.5.1 受到警告(不含)以上處分的           永久

9.5.2 受到警告處分的                       30

9.6 職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料

9.6.1職工錄用、轉正等                       永久

9.6.2聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等                                    30

9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料         30

9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根                                       永久

9.9 職工名冊                               永久

10其它材料

10.1 房產、土地所有權和使用權的文件材料永久

10.2與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料

10.2.1 重要的                              永久

10.2.2 一般的                              10

10.3接待工作的計劃、方案

10.3.1 重要的                              30

10.3.2 一般的                              10

10.4 學院財務預算                          30

10.5 職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續                                           永久

10.6 職工住房分配、出售的規定、方案、細則,職工住房情況統計、調查表、職工住房申請             30

三、業務材料

11 學院業務文件材料

11.1 本學院制定的方針政策性業務文件,中長期規劃材料                                           永久

11.2 學院的請示與上級部門的批復

11.2.1 重要業務問題的                      永久

11.2.2 一般業務問題的                      30

11.3 同級或下級部門的來函等文件材料

11.3.1 重要業務問題的                      30

11.3.2 一般業務問題的                    10

11.4 學院代上級部門起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿                      30

11.5 學院聯合行文的文件材料

11.5.1 學院為主辦的

11.5.1.1 重要業務問題的                    永久

11.5.1.2 一般業務問題的                    30

11.5.2 學院為協辦的

11.5.2.1 重要業務問題的                    30

11.5.2.2 一般業務問題的                    10

11.6上級部門制發的屬于本學院主管業務的文件材料

11.6.1 重要的                              永久

11.6.2 一般的                              10

12 上級部門制發的非本學院主管業務但要貫徹執行的文件材料                                       10

13 同級部門制發的非本學院主管業務但要貫徹執行的文件材料                                       10

檔案保管制度

一、綜合檔案室負責統一管理本院各種門類、各種載體的檔案(人事檔案、學生檔案分別由人事處、學工處負責管理)。

二、檔案裝具和檔案庫房必須符合檔案保管的要求。

三、檔案庫房必須有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防光、防高溫等檔案防護措施,須安裝鐵門、鐵窗和窗簾,并配備滅火器、去濕機、吸塵器、空調機等設備,以延長檔案的壽命。

四、定期對檔案庫房和檔案進行檢查,并記錄在案,發現問題及時報告領導,妥善處理;對破損、褪變檔案要及時修補復制。

五、檔案庫房、檔案閱覽室、辦公室三分開。

六、定期清查核對庫藏檔案,切實做到帳物相符,如因管理不善造成損害和丟失的,應追究責任。

七、庫存檔案應依檔號順序排放,各庫、各柜均應有檔案資料存放標志圖、示意圖,方便查找。

八、聲像等特殊載體檔案的保管依照其相應規定進行特殊保管。

檔案利用制度

一、凡本院教職工、學生查(借)閱檔案,須通過網上檔案管理系統進行申請,嚴格履行查(借)閱登記手續,注明查(借)閱檔案的目的,用后及時反饋利用效果。

二、外單位的人員查閱檔案,必須持單位介紹信并經院辦分管主任批準后方可查閱。

三、因工作需要抄錄的檔案材料,須經檔案室負責人同意后方可抄錄。

四、紙質檔案資料一般不得借出檔案室外使用,確因工作需要必須外借時,須經學院檔案人員同意,并經辦公室分管主任批準。借出時間一般不得超過兩周,到期仍需繼續使用時,要辦理續借手續。

五、如查(借)閱秘密、機密的檔案,須請示本部門領導并由檔案室負責人批準;查閱黨委會議記錄、辦公會議記錄等材料須經學院辦公室主任批準后方可。

六、對借閱的檔案,要保持完整清潔,嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相等行為。借出的檔案要嚴格保管,不準轉借他人,對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。

七、查(借)人員要遵守保密制度,嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏,違者按有關規定,給予批評教育或紀律處分。

檔案統計制度

一、要及時地、經常地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等方面進行登記,每年一次對各方面進行認真統計,做好年度報表。

二、嚴格遵守和執行上級主管部門和檔案管理部門規定的各項統計制度和要求,對需上報的報表要按規定上報,做到及時、準確、無遺漏。

三、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式,不得有任何隨意性;字跡工整、不得潦草和涂抹,做到檔案統計工作標準化。

四、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感,認真學習和掌握檔案統計方面的業務知識,建立科學的檔案統計工作。

五、搞好檔案統計分析,及時掌握檔案和檔案工作情況,進一步提高檔案工作的管理水平。

檔案鑒定與銷毀制度

一、檔案鑒定小組定期對達到保管期限的檔案進行鑒定,并送有關業務部門征求意見,提出存毀意見。

二、對需銷毀的檔案進行登記,編制“檔案銷毀清冊”,作為日后查考的憑證。

三、檔案銷毀清冊經主管院領導批準后,方能銷毀檔案。

四、銷毀檔案時,應由檔案室負責,并有二人以上工作人員鑒銷。銷毀檔案后,應在“檔案銷毀清冊”上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期,同時由鑒銷人簽名蓋章。

檔案保密制度

一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念,貫徹執行《檔案法》和《保密法》,共同保守檔案機密。

二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱,并嚴格履行借閱手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。

三、對機密檔案要嚴格管理,不得將機密檔案私自帶出檔案室或外借,對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容,不得在電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。

五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管,及時歸還,不得轉借他人,不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定進行鑒定銷毀,不得以廢紙出售。

七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時,要立即報告主管領導、保密或保衛部門,當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者,應按其性質及情節給予嚴肅處理。

 
国民彩票app安卓版下载